Jak voicemail to e-mail funguje?
Jakmile volající zanechá zprávu v hlasové schránce, ústředna ji uloží jako zvukový soubor (nejčastěji ve formátu MP3 nebo WAV). Vzápětí systém odešle e-mail na nastavenou adresu. E-mail zpravidla obsahuje:
- Informaci o čísle volajícího a době volání.
- Zvukovou zprávu jako přílohu.
- Případně textový přepis zprávy, pokud je aktivní funkce přepisu hovorů (voicemail transcription).
Celý proces proběhne automaticky bez zásahu správce. Zpráva zůstane uložena i na serveru ústředny, dokud ji administrátor nebo uživatel neodstraní - e-mail je pouze kopie pro pohodlné vyzvednutí.
Funkce vyžaduje nakonfigurovaný SMTP server (poštovní server pro odesílání) na straně ústředny nebo integrovanou e-mailovou bránu poskytovatele cloudové telefonní ústředny.
Proč voicemail to e-mail ve firmách využívat?
Hlavní výhoda je v dostupnosti a rychlosti reakce. Zaměstnanec na schůzce nebo mimo kancelář dostane upozornění na mobil přes e-mailovou notifikaci a může se rozhodnout, zda zprávu okamžitě vyřeší nebo ji odloží.
Praktická využití:
- Obchodník dostane zprávu od zájemce a může zavolat zpět ještě před koncem pracovního dne.
- Technická podpora eviduje zprávy zákazníků jako e-maily, které lze třídit a přiřazovat.
- Vedoucí dostane kopii zpráv zanechaných na firemní lince a nemusí ručně kontrolovat schránku.
- Zprávy jsou archivovány v e-mailovém systému firmy stejně jako ostatní komunikace.
Na co si dát pozor při nastavení voicemail to e-mail?
Při zprovoznění funkce věnujte pozornost těmto bodům:
- Formát a přehratelnost - ověřte, že příjemce e-mailu může zvukový formát přehrát. MP3 je obecně nejkompatibilnější, WAV je větší soubor.
- Doručitelnost e-mailů - SMTP nastavení na straně ústředny musí být správně autorizováno, jinak e-maily skončí ve složce nevyžádané pošty nebo nebudou doručeny vůbec.
- Soukromí - pokud jsou v hlasových zprávách citlivá sdělení zákazníků, zvažte, kdo má k e-mailové schránce přístup a zda je přenos e-mailu šifrovaný.
- Duplicita - zpráva zůstane i v hlasové schránce; nastavte jasnou politiku, kde se zprávy primárně vyzvedávají a kdy se mažou.
Na VirtualniUstredna.cz je voicemail to e-mail součástí standardní konfigurace hlasové schránky a nastaví se pouhým zadáním e-mailové adresy příjemce.
Časté otázky
Lze voicemail to e-mail nastavit na více adres najednou?
Záleží na konkrétním systému. Většina cloudových ústředen odesílá e-mail na jednu adresu; pro distribuci více příjemcům se zpravidla používá skupinová e-mailová adresa (alias nebo distribuční seznam) na straně e-mailového serveru.
Co je potřeba k fungování voicemail to e-mail?
Na straně ústředny funkční SMTP konfigurace nebo integrovaná e-mailová brána. Na straně firmy stačí platná e-mailová adresa příjemce. U cloudových ústředen bývá SMTP nastavení zajištěno poskytovatelem.
Je přepis hlasové zprávy do textu součástí voicemail to e-mail?
Závisí na poskytovateli. Některé ústředny přepis zahrnují automaticky v e-mailu, jiné ho nabízejí jako samostatnou funkci (přepis hovorů). Přepis může být realizován lokálně nebo přes cloudovou službu pro rozpoznávání řeči.