Co jsou časové podmínky a jak fungují?
Časové podmínky (anglicky time conditions nebo business hours routing - směrování podle provozní doby) jsou pravidla v telefonní ústředně, která automaticky přepínají chování hovorů podle aktuálního času a dne v týdnu. Ústředna si sama porovná aktuální čas s nastavenými pravidly a zvolí odpovídající akci.
Typický příklad: ve všední den od 8 do 17 hodin jde hovor do fronty obchodního oddělení. Po 17. hodině a o víkendu přejde na hlasovou schránku s oznámením provozní doby. O státních svátcích se přehraje speciální nahrávka. To vše bez nutnosti, aby kdokoli ústřednu ručně přepínal.
Proč jsou časové podmínky pro firmu důležité?
Bez časových podmínek telefon mimo pracovní dobu buď vyzváněl naprázdno, nebo přepojoval na zaměstnance, kteří jsou mimo dostupnost. Oboje poškozuje dojem profesionální firmy.
- Informování zákazníků - volající slyší provozní dobu a ví, kdy zavolat znovu
- Hlasová schránka - zákazník zanechá zprávu, firma ji zpracuje ráno
- Svátky a dovolené - speciální oznámení pro plánované výjimky bez nutnosti ručního přepnutí
- Pohotovostní linka - mimo pracovní dobu lze urgentní hovory směrovat na mobilní číslo vybraného zaměstnance
Nastavení časových podmínek ve virtuální ústředně
Cloudová ústředna umožňuje nastavit libovolný počet časových podmínek a jejich vzájemných kombinací. Výjimky - státní svátky, firemní dny volna - přidáte ručně nebo přes kalendář s výjimkami, pokud ho ústředna nabízí.
Nezapomeňte nastavení otestovat voláním z externího čísla v době, kdy podmínka platí. Na VirtualniUstredna.cz nastavíte provozní dobu i výjimky přes přehledný kalendář bez zásahu technika.
Časté otázky
Mohu mít různá pravidla pro různá oddělení?
Ano. Obchodní oddělení může mít provozní dobu od 8 do 18 hodin, technická podpora od 9 do 17 hodin - každé s vlastní hlasovou schránkou nebo přesměrováním na jiné číslo.
Co se stane, když zapomenu nastavit svátek?
Hovory se budou chovat jako v běžný pracovní den - telefony v kanceláři budou vyzvánět. Výjimky pro svátky doporučujeme nastavovat s předstihem nebo při každé změně kalendáře.