Jak hlasová schránka funguje?
Při nevyzvednutí hovoru - nebo po přesměrování z fronty hovorů - ústředna přehraje přivítací nahrávku a vyzve volajícího k zanechání zprávy. Po zavěšení je nahrávka uložena na serveru ústředny.
Volající typicky slyší:
- Přivítání - například: Dobrý den, dovolali jste se na oddělení péče o zákazníky. Momentálně jsme nedostupní, zanechte prosím zprávu.
- Výzvu k záznamu - pípnutí nebo slovní pokyn.
- Potvrzení - po zavěšení systém zprávu uloží.
Zaměstnanec nebo administrátor pak zprávy vyzvedne přes webové rozhraní, SIP telefon, e-mail (funkce voicemail to e-mail) nebo telefonicky přes kód přístupu. Moderní hlasové schránky umí zprávu přepsat do textu (funkce přepis hovorů), aby zaměstnanec nemusel nahrávku poslouchat - stačí přečíst e-mail.
Hlasová schránka v podnikové praxi
Ve firemním prostředí se hlasová schránka liší od domácího záznamníku:
- Je přiřazena ke konkrétní pobočce nebo osobě - zákazník tak ví, komu zprávu zanechal.
- Sdílené schránky lze nastavit pro tým nebo oddělení - zprávu mohou vyzvednout všichni oprávnění členové.
- Administrátor může nastavit různé přivítací nahrávky pro pracovní dobu a mimo ni.
- Zprávy lze archivovat a prohledávat - užitečné při řešení reklamací nebo kontrole obsluhy.
Hlasová schránka je nezbytná pro každou firmu, která nechce přicházet o zákaznické podněty a dotazy v době, kdy je linka nedostupná.
Na co si dát pozor při nastavení hlasové schránky?
Správná konfigurace hlasové schránky zahrnuje více než jen její zapnutí:
- Nahrávka přivítání - vždy nahrajte vlastní přivítání. Přivítání by mělo obsahovat název firmy nebo oddělení a instrukce (například: zanechte zprávu a číslo, ozveme se do dvou pracovních hodin).
- Délka zprávy - nastavte maximální délku záznamu, aby schránka nebyla zaplněna záznamy hovorů z přestupné doby.
- Upozornění na novou zprávu - nakonfigurujte e-mailové upozornění nebo notifikaci v aplikaci, jinak mohou zprávy zůstat dlouho nevyzvednuty.
- Pravidelné promazávání - plná schránka nové zprávy nepřijme; nastavte politiku archivace a mazání.
Na VirtualniUstredna.cz si přivítání a chování hlasové schránky nastavíte přímo v administraci a změnu provedete okamžitě.
Časté otázky
Lze mít jednu hlasovou schránku pro celé oddělení?
Ano, tzv. sdílená hlasová schránka je přiřazena skupině nebo frontě hovorů, nikoli jediné pobočce. Zprávy mohou vyzvedávat všichni oprávnění zaměstnanci oddělení.
Co se stane, pokud je schránka plná?
Volající nejčastěji uslyší hlášení, že schránka je plná, a hovor je odpojen bez možnosti zanechat zprávu. Proto je důležité nastavit automatické upozornění na blížící se kapacitní limit nebo zprávy pravidelně mazat.
Lze hlasovou schránku chránit heslem?
Ano, přístup k hlasové schránce lze chránit PIN kódem. U virtuálních ústředen je přístup přes webové rozhraní navíc chráněn přihlašovacími údaji uživatele.