Jak skupinové vyzvánění funguje?
Při příchozím hovoru ústředna odešle výzvu k vyzvánění na všechna zařízení zařazená do skupiny. V závislosti na zvoleném režimu mohou probíhat různé scénáře:
- Vyzvánění všem najednou (simultaneous ring) - všechny telefony ve skupině zvoní současně. Hovor přijme první pracovník, který zvedne sluchátko. Ostatní zvonění se automaticky zastaví.
- Postupné vyzvánění (hunt nebo sequential) - ústředna zkusí první telefon, po neuplatnění přejde na druhý, pak třetí atd.
- Cyklické přidělení - ústředna vybere telefon ve skupině podle nastaveného algoritmu, aby se hovory rozdělovaly rovnoměrně.
Každý člen skupiny musí mít přiřazenou pobočku nebo SIP (Session Initiation Protocol) zařízení. Skupinu lze sdružit pod jedno telefonní číslo nebo ji zapojit jako cíl z IVR menu.
Kdy skupinové vyzvánění použít?
Skupinové vyzvánění je vhodné pro menší a středně velké týmy, kde není potřeba komplexního řízení front. Typická použití:
- Obchodní tým - příchozí dotazy zazvoní u všech obchodníků, ujme se první volný.
- Recepce - pokud je recepční zaneprázdněna, hovor zvoní i u zástupce.
- Servisní technici - přidělení hovoru na prvního dostupného technika bez frontového systému.
- Malá firma - jeden příchozí hovor zvoní na všechna zařízení majitele a jeho kolegů.
Oproti frontě hovorů je skupinové vyzvánění jednodušší na nastavení a nevyžaduje tolik parametrů. Nedrží ale volajícího ve frontě - pokud nikdo nezvedne, hovor přejde na hlasovou schránku nebo na nastavené přesměrování.
Na co si dát pozor při nastavení skupinového vyzvánění?
Při konfiguraci skupinového vyzvánění myslete na tyto body:
- Definujte, co se stane, pokud nikdo ve skupině nezvedne - nejčastěji přesměrování na hlasovou schránku nebo záložní číslo.
- Nastavte rozumný časový limit pro každý pokus u postupného vyzvánění (obvykle 15-20 sekund na telefon).
- Kombinujte skupinové vyzvánění s časovými podmínkami - mimo pracovní dobu skupinu deaktivujte nebo přesměrujte na schránku.
- Při simultánním vyzvánění na mobilní telefony pamatujte, že každé vyzvánění generuje odchozí hovor - ověřte tarif vašeho operátora.
Na VirtualniUstredna.cz lze skupinu vyzvánění nakonfigurovat a upravit kdykoliv online, bez nutnosti volat správce sítě.
Časté otázky
Lze do skupiny zahrnout mobilní telefony?
Ano. Pokud pracovník používá softphone (softwarový telefon) na mobilu, lze ho do skupiny zařadit. Alternativně lze skupinové vyzvánění namířit přímo na mobilní čísla, která pak zvoní souběžně s pevnými pobočkami.
Jaký je rozdíl mezi skupinovým vyzváněním a funkcí find me / follow me?
Skupinové vyzvánění je nastaveno na úrovni linky nebo čísla a platí pro všechny příchozí hovory na danou skupinu. Find me / follow me (najdi mě / sleduj mě) je osobní nastavení konkrétního uživatele, který chce být dosažitelný na více vlastních zařízeních. Oba mechanismy mohou fungovat paralelně.
Kolik telefonů lze zařadit do jedné skupiny?
Závisí na nastavení virtuální ústředny. Obvykle nejsou skupiny kapacitně omezeny na straně softwaru - limitem bývá počet dostupných poboček v tarifu.