TCO (Total Cost of Ownership) je správný způsob, jak porovnat dvě různá řešení. Nestačí se dívat jen na pořizovací cenu - je třeba zahrnout instalaci, servis, licencování, interní IT čas a náklady na upgrade. Hardwarová PBX má typicky nízkou zdánlivou cenu v prvním roce, ale skryté náklady se kumulují.
TCO tradiční hardwarové PBX
Pořízení hardwarové PBX pro firmu s 10 uživateli typicky vypadá takto:
| Nákladová položka | Hardware PBX | Frekvence |
|---|---|---|
| Hardware (ústředna + telefony) | 50 000-120 000 Kč | Jednorázově |
| Instalace a konfigurace | 15 000-30 000 Kč | Jednorázově |
| ISDN/SIP trunk linka | 800-2 000 Kč/měs | Měsíčně |
| Roční servis a podpora | 10 000-25 000 Kč | Ročně |
| Bezpečnostní záplaty a upgrade | 5 000-15 000 Kč | Ročně |
| IT čas na správu (interní) | 20-40 hodin/rok | Ročně |
| Výměna HW po 5-7 letech | 50 000-120 000 Kč | Každých 5-7 let |
| TCO za 5 let (10 uživatelů) | 250 000-450 000 Kč |
Celková 5letá náklady na vlastnictví tradiční PBX pro 10 uživatelů se pohybují mezi 250 000 a 450 000 Kč. A to ještě nezahrnujeme čas vašeho IT oddělení přepočtený na hodinovou sazbu.
TCO cloud PBX (virtuální ústředna)
Cloud PBX má zcela jiný nákladový model - žádné počáteční investice, předvídatelné měsíční náklady:
| Nákladová položka | Cloud PBX | Frekvence |
|---|---|---|
| Hardware (ústředna) | 0 Kč | - |
| Nastavení a onboarding | 0-5 000 Kč | Jednorázově |
| Měsíční poplatek za uživatele | 300-700 Kč/uživatel | Měsíčně |
| Volání (zpravidla v ceně) | 0 nebo paušál | Měsíčně |
| Servis a podpora | Zahrnuto v ceně | - |
| Upgrade na nové funkce | Zahrnuto v ceně | - |
| IT čas na správu | 2-5 hodin/rok | Ročně |
| TCO za 5 let (10 uživatelů) | 90 000-130 000 Kč |
Konkrétní příklady úspor
Firma A: 10 uživatelů, Praha
Účetní firma pořídila hardware PBX v roce 2019 za 85 000 Kč. S instalací, servisem a liniemi zaplatila za 5 let přibližně 320 000 Kč. Stejná firma by na cloud PBX zaplatila přibližně 200 000 Kč za stejné období - tedy úspora ~120 000 Kč za pět let, tedy cca 24 000 Kč ročně. Navíc firma přidala home office bez jakýchkoli extra nákladů v době, kdy to hardware PBX neumožňovalo.
Firma B: 50 uživatelů, 3 pobočky
Výrobní firma se třemi pobočkami spravovala tři samostatné PBX ústředny. Celkové roční náklady na servis, linky a IT správu: přibližně 280 000 Kč. Po přechodu na cloud PBX: 130 000 Kč ročně za 50 uživatelů. Roční úspora: ~150 000 Kč. Bonus: interní hovory mezi pobočkami jsou zdarma, centrální správa v jednom panelu.
Skryté úspory, které vidíte až po přechodu
IT správa
Správa hardwarové PBX zabírá průměrně 30-50 hodin ročně interního IT. Cloud PBX zvládnete s 2-5 hodinami. Při průměrné sazbě IT pracovníka 800 Kč/hod je to úspora 20 000-36 000 Kč ročně jen na interním čase.
Flexibilita home office
Přidání home office zaměstnance k hardwarové ústředně vyžaduje VPN, extra licenci nebo přesměrování - každá z možností stojí čas a peníze. Na cloud PBX stáhnete softphone aplikaci a zaměstnanec funguje okamžitě, za cenu nulových extra nákladů.
Škálovatelnost
Potřebujete přidat 5 uživatelů v sezóně? Na hardware PBX to může znamenat nový modul nebo celou novou ústřednu. Na cloud PBX přidáte uživatele v administraci za 2 minuty a zase je odeberete po sezóně - bez fixních nákladů.
Kalkulačka: Spočítejte si sami
Orientační výpočet pro vaši firmu:
- Počet uživatelů × 500 Kč × 12 = roční náklady na cloud PBX
- Stávající roční náklady (servis + linky + IT čas) = co platíte nyní
- Rozdíl = roční úspora přechodem na cloud
Typicky zjistíte, že cloud PBX se zaplatí do 6-18 měsíců z úspor oproti stávajícímu řešení - a to ještě před zahrnutím flexibilních benefitů jako home office nebo AI recepčního.
Chcete přesnou kalkulaci pro vaši firmu? Kontaktujte nás pro bezplatnou analýzu vašeho stávajícího řešení. Více o výhodách virtuální ústředny si přečtěte v článku Co je virtuální ústředna a proč je lepší než klasická PBX.